Filecoop Client - Hilfe

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Dieses Dokument beschreibt lediglich die Verwendung des Clients. Für den Server liegt eine separate Dokumentation vor.



Grundlegendes zu Filecoop

Filecoop ist ein Tool, welches einen Dateibestand über zwei Server hinweg synchronisiert, sowie Dateizugriffe über beide Server verwaltet. Das Tool besteht aus zwei Teilen: Dem Server und dem Client.

Wichtig: Filecoop wurde so konzipiert, dass es den größtmöglichsten Teil der Zeit im Hintergrund läft, ohne dass ihr Eingreifen nötig wäre. Wenn dieses aber doch nötig wird, wird sich das Programm auf geeignete Weise bemerkbar machen, und Sie sind dann dringend angehalten, die Meldungen des Programms nicht einfach zu ignorieren, sondern diese gewissenhaft zu beachten! Ein flapsiger Umgang mit dem Tool behindert ihre Kollegen bei deren Arbeit! Versuche, das Tool zu umgehen, (etwa in dem auf den Datenbestand auf den Servern direkt, und nicht über das Tool, zugegriffen wird) führen unweigerlich zu Fehlfunktionen oder gar zu Beschädigungen am wertvollen Datenbestand ihrer Firma und der Administrator wird über diese benachrichtigt!

Server: Die Server-Software läuft auf zwei Rechnern, welche jeweils den Datenbestand für die Clients zur Verfügung stellen sollen. Hierbei übernimmt die Software die Aufgabe, den Datenbestand stets synchron zu halten, d.h. wenn eine Datei auf Server A geändert wird, wird diese Änderung umgehend auch auf Server B übertragen.

Client: Die Client-Software läft auf jedem Arbeitsrechner, und ermöglicht es dem Anwender, mit dem Datenbestand, den die Server zur Verfügung stellen, zu arbeiten. Außerdem erkennt die Client-Software Zugriffe auf Dateien, und sperrt diese sodann für alle weiteren Benutzer. So ist gewährleistet, dass nie zwei Anwender gleichzeitig eine Datei bearbeiten und es zu Konflikten kommt. Eine Warnung bereits an dieser Stelle: Ein Dateizugriff wird nach 24 Stunden automatisch beendet. Wenn Sie die Datei danach weiter bearbeiten möchten, müssen Sie diese erneut laden.



Oberfläche und Verwendung des Clients

Wenn Sie den Client (nach erfolgreicher und ordnungsgemäßer Installation durch einen Administrator) starten, sehen Sie folgenden Bildschirm:

Anmeldebildschirm

Wählen Sie hier den Server aus, der ihrem derzeitigen Standort am nächsten ist (d.h. mit ihrem Rechner über die schnellstmöglichste Netzwerkverbindung verbunden ist), um die bestmöglichste Performance beim Arbeiten zu erreichen.
Dieses Feld zeigt ihren Benutzername laut ihrem Benutzerkonto in der Windows-Domäne an. Dieses Feld dient lediglich zu ihrer Information, sie können dessen Inhalt nicht verändern. Der Benutzername ist jedoch von zentraler Bedeutung für die korrekte Zuordnung von Dateizugriffen im System.
Geben Sie hier einen Pfad auf ihrem lokalen Rechner an, in den der Datenbestand des Servers repliziert werden soll. Wählen Sie den Pfad bequem über einen entsprechenden Dialog mit Klick auf die Schaltfläche "..." . Es empfiehlt sich, bei jedem Programmstart den selben Pfad zu wählen; das Programm merkt sich ihre Eingabe.
Wenn die Eingaben oberhalb korrekt und vollständig sind, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Wenn das Programm den Server erfolgreich kontaktiert hat, läuft die Initialisierung, über deren Fortschritt sie im nun erscheinenden Bildschirm informiert werden. Dieser sollte jedoch nach wenigen Sekunden wieder verschwinden. Tritt bei der Initialisierung ein Fehler auf, so erscheint eine entsprechende Meldung, die ihnen die Möglichkeiten beschreibt, den Fehler zu beheben. Wenn die Initialisierung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird das Programm minimiert, und Sie sehen in der Taskleiste von Windows ein neues Icon mit folgender Meldung:

Sprechblase, Icon und Taskleiste

Sie können dann beginnen, mit dem Datenbestand zu arbeiten. Diesen finden Sie in dem Ordner, dessen Pfad sie vorher bei der Initialisierung angegeben haben. Sie können zu diesem natürlich umständlich über den Windows Explorer navigieren, oder aber, die rufen den Ordner über das Menü auf, welches Sie mit einem Klick auf das "F"-Icon (unten rechts in der Taskleiste) aufrufen können:

Menü und Icon

Überschrift, löst bei Klick keine Aktion aus.
Zeigt ein Dialogfeld mit Herstellerinformationen über die Software an.
Öffnet ihr lokales Arbeitsverzeichnis im Windows Explorer. Die Alternative zum umständlichen Navigieren mit vielen Klicks durch viele Unterordner.
Zeigt die Liste mit Dateien an, die sich von ihnen in Bearbeitung befinden. Mehr dazu weiter unten.
Zeigt Statusinformationen über die aktuelle Sitzung mit dem Programm an, wie IP-Adresse, Beginn der Sitzung, etc.
Sie können hier wählen, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn Sie lokal einen Filecoop-Link öffnen. Wenn "Nur Herunterladen" ausgewählt ist, wird die Datei, auf die der Filecoop-Link verweist, nur vom Server heruntergeladen, für weitere Zugriffe gesperrt und sie können die Datei lokal nach ihren Wünschen bearbeiten. Wenn "Herunterladen & Ausführen" gewählt ist, wird zusätzlich zu den Aktionen von "Nur Herunterladen" die Datei mit dem für den entsprechenden Dateityp üblichen Programm geöffnet.
Ruft diese Hilfedatei auf.
Raten Sie doch mal...

Ein Hinweis zum lokalen Arbeitsverzeichnis: Filecoop bedient sich der Technik, den Datenbestand auf dem Server nicht direkt und sofort lokal zu replizieren, sondern erstellt anstelle der Dateien auf dem Server lokal Verknüpfungen. Diese Verknüpfungen können Sie wie gewohnt per Doppelklick öffnen, Filecoop übernimmt dann den Rest. Es mag dann einen kurzen Moment dauern, bis die Datei vom Server geladen wurde - dies wäre jedoch auch der Fall, wenn Sie direkt auf dem Datenbestand des Servers arbeiten. Filecoop öffnet nach abgeschlossenem Ladevorgang die Datei mit dem für den entsprechenden Dateityp üblichen Programm für Sie. Diese Technik bietet ein hohes Maß an Sicherheit gegen versehentliches Löschen von Daten, sowie den gleichzeitigen Zugriff auf eine Datei durch mehrere Benutzer. Seien Sie also nicht verwirrt, wenn der Datenbestand lokal etwas anders aussieht als erwartet - dies ist normal und so gewollt.

Sprechblase, Icon und Taskleiste

Vollständiger Name der Datei mit korrekter Erweiterung, ohne Pfad.
Pfad der Datei. Wenn dieses Feld leer ist, befindet sich die Datei direkt im Stammverzeichnis des auf dem Server liegenden Datenbestandes.
Datum & Uhrzeit, wann begonnen haben, diese Datei zu bearbeiten, und die Datei für andere Benutzer gesperrt ist.
Datum & Uhrzeit, wann Sie diese Datei zuletzt gespeichert haben.
Überwachungssystem, das auf diese Datei angewendet wird. Entweder Automatisch, Manuell oder Keine. Mehr dazu unterhalb.

Mit einem Rechtsklick in die Liste erhalten Sie folgendes Kontext-Menü:

Sprechblase, Icon und Taskleiste

Wenn Sie das Kontext-Menü mit einem Rechtsklick auf eine Datei hervorgerufen haben, können Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche die Datei wieder freigeben, wenn Sie mit dessen Bearbeitung fertig sind.
Siehe "Diese Datei freigeben", nur dass Sie mit dieser Schaltfläche dieselbe Aktion für alle Dateien durchführen können, deren Eintrag Sie in der Liste mit einem Häkchen links versehen haben.
Wählen Sie hier, welches System der Überwachung für diese Datei angewendet werden soll - automatisch (nur für bestimmte Dateitypen verfügbar), manuell, oder keine. Mehr dazu unterhalb.

Über die Überwachung von geöffneten Dateien: Wenn Sie eine Datei öffnen, wird diese zunächst vom Server heruntergeladen, für weitere Zugriffe gesperrt, und steht ihnen dann lokal zum Bearbeiten zur Verfügung. Wenn Sie mit dem Bearbeiten der Datei dann fertig sind, muss dieser Ablauf in umgekehrter Reihenfolge erfolgen: Die lokale Datei muss auf den Server hochgeladen und für Zugriffe anderer Benutzer freigegeben werden. Damit Sie diesen Vorgang nicht vollständig manuell auslösen müssen, überwacht Filecoop die Dateien, welche Sie bearbeiten für Sie, und erkennt dabei, je nach gewähltem Überwachungssystem, ob Sie mit der Bearbeitung der Datei fertig sind.

Diese Option steht nur für bestimmte Dateitypen zur Verfügung. Die Freigabe von Dateien erfolgt vollständig, ohne dass ihr Eingreifen nötig wird. Es erscheint jedoch eine einfache Meldung darüber, wenn eine automatisch überwachte Datei automatisch freigegeben wurde.
Filecoop überwacht die Dateien, die Sie bearbeiten, und erkennt, wenn Sie während der Bearbeitung die Datei abspeichern. Wenn dies geschieht, erscheint eine einfache Meldung, die Ihnen anbietet, die Datei nun freizugeben. Wenn Sie mit der Bearbeitung der Datei fertig sind, klicken Sie einfach auf diese Meldung, und es erscheint ein Menü, in dem Sie die Datei freigeben können. Wenn Sie die Datei weiterhin bearbeiten möchten, ignorieren Sie die Meldung einfach - sie verschwindet nach kurzer Zeit wieder.
Es findet keine Überwachung der entsprechenden Datei statt; die Freigabe der Datei nach abgeschlossener Bearbeitung obliegt allein ihnen. Sie können dieses System anwenden, wenn Sie eine Datei länger Bearbeiten möchten und nicht durch automatisierte Meldungen von Filecoop gestört werden möchten. Ihnen obliegt dann natürlich auch die Verantwortung, die Datei nach dem Bearbeiten auch tatsächlich wieder freizugeben

!!! Warnhinweis !!! Ungeachtet des angewendeten Überwachungssystems werden Dateien automatisch nach 24 Stunden nach ihrer ursprünglichen Öffnung (also nicht nach 24 Stunden seit dem letzten Speichervorgang) wieder freigegeben, ob der Anwender mit der Bearbeitung fertig ist oder nicht. Sie erhalten rechtzeitig vorher darüber eine Warnmeldung - vorausgesetzt natürlich dass der Filecoop-Client auf ihrem System gerade gestartet ist.




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